freee:現金で支払った領収書・レシートの経費入力方法を解説

freee 経費入力

1年分の領収書・レシートを会計ソフトに入力していく。。。確定申告で一番面倒なのがここです。。。でもこればかりは仕方ないのでパパッと入力しちゃいましょう!

この記事では、現金で支払ったレシート・領収書の経費入力について、良くある仕訳例を7つほどご紹介させていただきます。また、コピー機能を利用した効率の良い入力方法もご紹介しておりますので良かったら参考にしてみてください。

【2017年1月13日追記】
クラウド会計ソフトfreeeを使っての「初期設定~確定申告書作成まで全ての流れ」をこちらの記事にまとめました。
個人事業主必見!クラウド会計ソフトfreeeを無料で使い、3日間で確定申告を終わらせる方法!

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freeeで経費入力画面を表示させる

freeeにログインし、「取引」にカーソルを合わせて、「取引の一覧・登録」をクリック。
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「取引(収入・支出)」になっていることを確認し、赤枠内に経費を登録していきます。
freee 経費入力
※画像をクリックすると大きくなります。

では、実際の仕訳例をご紹介しながら、経費を入力していきましょう^^


経費を入力。経費でよくある仕訳例を7つ紹介!

ここでは現金で支払うことが多い経費に関して、よくある仕訳例をご紹介させていただきます。経費の入力は単純作業です。慣れれば、スピーディに処理できるので頑張っていきましょう^^

【ご紹介する経費の仕訳例】

  • ガソリン代
  • コインパーキング
  • 郵送代
  • プリンターのインク代
  • 取引先への土産代
  • 取引先と打ち合わせ目的の食事代
  • 仕事で使うのり・はさみ等の備品代

家事按分が必要な経費は、「品目」も入力しておこう!

仕事とプラベートの両方で使用する経費(例えばガソリン代、携帯料金、自宅兼事務所の家賃など)は後々確定申告用の処理として「家事按分」をいう処理が必要になります。

その際、品目まで入力しておくととても楽なので、家事按分が必要な経費は「品目」まで入力しておきましょう。

家事按分についてはこちらの記事に詳しくまとめましたので合わせてご参照ください。
個人事業主の確定申告:家事按分は簡単!家事関連費と事業用の判断基準


ガソリン代3000円を現金で払った

勘定科目は「旅費交通費」に仕訳します。また、ガソリン代は、仕事とプライベート両方で使用することが多い(のちのち確定申告処理で家事按分が必要)ので、品目をガソリン代で登録しておきましょう。※品目は自分のわかりやすい名前でOKです。

青枠の「支出」、「完了」、「現金」を選択し、「取引日」を入力。「勘定科目」をクリックし、「営業関連の支払い」から「旅費交通費」をクリック。続いて「金額」を入力します。
freee 経費入力

続いて、「品目・部門・メモタグ」欄をクリックし、品目を選択。一番下の「+新規登録」をクリック。
品目登録2

名前に「ガソリン代」、ショートカット1に「gasorin」、ショートカット2に「がそりん」と入力し「登録する」をクリック。※ショートカットは任意なので省いてもOKです。
品目登録4

品目に「ガソリン代」と入っていることを確認して「支出を登録」をクリック。
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緑色で「取引を更新しました」または「新しい取引が保存されました」と表示され、画面下に登録内容が表示されます。
freee 経費入力


コピーを使うと簡単!

経費入力のコツなのですが、同じ種類の経費を連続で入力する場合は、コピーを使うとかなり効率化を図れます。例えば、同じガソリン代で日付、金額の違う取引をコピー機能を使って入力すると次のようになります。

先ほど表示された「登録内容」をクリック。
freee 経費入力

コピーをクリック。
freee 経費入力

青枠内、「支出」・「完了」を選択し、「取引日」を変更。後は「金額」を入力し、「保存」をクリック。
freee 経費入力


コインパーキングを利用し現金で1000円払った

勘定科目は「旅費交通費」に仕訳します。また、品目をコインパーキング代で登録します。※品目は自分のわかりやすい名前でOKです。

下記画像青枠内のとおり入力します。品目にわかりやすい名前が無いので、「コインパーキング代」を新規登録して追加します。「品目」を選択し「新規登録」をクリック。
freee 経費入力
※勘定科目は「営業関連の支払い」から「旅費交通費」を選択。

次の画面が表示されるので「名前」に〝コインパーキング代〟、「ショートカット1」に〝coinparking〟、「ショートカット2」に〝こいんぱーきんぐ〟、と入力し「登録する」をクリック。※「ショートカット1.2」は任意なので省略OKです。
freee 経費入力

品目を確認し「支出を登録」をクリック。
freee 経費入力


郵送代として、現金で250円支払った

勘定科目は「通信費」に仕訳します。青枠の「支出」、「完了」、「現金」を選択し、「取引日」を入力。「勘定科目」に通信費と入力し、金額も入力してください。「備考」にメモとして何に使ったのか。入力しておくと後でわかりやすくなります。

入力したら、「支出を登録」をクリック。
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プリンターのインク代として現金で4147円支払った

勘定科目は「消耗品費」に仕訳します。青枠の「支出」、「完了」、「現金」を選択し、「取引日」を入力。「勘定科目」に消耗品費と入力し、金額も入力してください。「備考」にメモとして何に使ったのか。入力しておくと後でわかりやすくなります。

入力したら、「支出を登録」をクリック。
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取引先への手土産代として、現金で1600円支払った

勘定科目は「交際費」に仕訳します。青枠の「支出」、「完了」、「現金」を選択し、「取引日」を入力。「勘定科目」に交際費と入力し、金額も入力してください。「備考」にメモとして何に使ったのか。入力しておくと後でわかりやすくなります。

入力したら、「支出を登録」をクリック。
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取引先の人と打ち合わせ目的の食事代として、現金で3200円支払った

勘定科目は「交際費」として仕訳します。青枠の「支出」、「完了」、「現金」を選択し、「取引日」を入力。「勘定科目」に交際費と入力し、金額も入力してください。「備考」にメモとして何に使ったのか。入力しておくと後でわかりやすくなります。

入力したら、「支出を登録」をクリック。
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100円ショップで事務所備品(のり・はさみ・ボールペン)を購入し現金で324円支払った

勘定科目は「消耗品費」として仕訳します。青枠の「支出」、「完了」、「現金」を選択し、「取引日」を入力。「勘定科目」に消耗品費と入力し、金額も入力してください。「備考」にメモとして何に使ったのか。入力しておくと後でわかりやすくなります。

入力したら、「支出を登録」をクリック。
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おわりに

来年からのアドバイスですが、経費については仕事専用のクレジットカードを作り、なるべくクレジットカードで支払うと経理がとても楽になります。今回行った現金での経費入力作業が最小限になり、クレジット取引は自動取得してくれるので便利ですよ^^

ここまでで、以下のポイントまで完了です!

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【初期設定】
初期設定①

初期設定②
↓ 
【入力業務】
自動同期した取引データ処理①入金編

自動同期した取引データ処理②出金編
↓ 
自動同期した取引データ処理③クレジットカード編
↓ 
現金で支払った経費の入力ここまで完了!

続いて、確定申告用の処理に行きましょう。→確定申告での未払金処理:携帯代など12月利用分が1月に引落しの場合

【参考記事】
個人事業主必見!クラウド会計ソフトfreeeを無料で使い、3日間で確定申告を終わらせる方法!

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それでは今日も最後までお読みいただきありがとうございました。この記事が少しでもあなたのお役に立てたら幸いです。

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